Prof. Dr. Ulrich Naumann

Gestaltungsformen von Bibliotheksverwaltung

unter den Bedingungen des KOBV

Im Titel des Vortrags sind die drei Komplexe angesprochen, die ich in folgender Reihenfolge behandeln will:

(3) Gestaltungsformen von (1) Bibliotheksverwaltung unter den Bedingungen des (2) KOBV

Zunächst werde ich einige allgemeine Aussagen zur Bibliotheksverwaltung machen, und zwar nur unter dem Gesichtspunkt, welche Veränderungen sich in den Arbeitsprozessen der Bibliothek durch den Einsatz eines EDV-gestützten Bibliotheksinformationssystems ergeben.

Der Einsatz eines Integrierten Bibliotheksinformationssystems führt zu einer grundsätzlichen Änderung der Arbeitsorganisation:

• weg von der konventionellen Zugangsbearbeitung
• hin zur EDV-gestützten Zugangsbearbeitung

In der konventionellen Zugangsbearbeitung wandert die Arbeit von Tisch zu Tisch und wird in jeder Arbeitsstufe entsprechend "veredelt". Ich mache dies an einem Schaubild deutlich:

Durch den Einsatz eines EDV-gestützten Bibliotheksinformationssystems können die Arbeitsvorgänge auf einem Tisch konzentriert werden, während sie bisher in großen Bibliotheken von Tisch zu Tisch gewandert sind.

Ich spreche bewußt von großen Bibliotheken, weil bei den sog. "Eine-Frau-Bibliotheken" (neudeutsch "One-Person-Libraries") diese "Ein-Tisch-Arbeitsweise" schon bisher gang und gäbe war, auch wenn dies wegen der unterschiedlichen Verrichtungen am Medium vielleicht nicht so bewußt war. Insofern würde die Einführung eines Integrierten Bibliotheksinformationssystem in diesen Bibliotheken auch weit weniger zu einer Umgestaltung der Arbeitsabläufe führen müssen, als es in den großen Bibliotheken zu erwarten ist.

Mit der Einführung eines Integrierten Bibliotheksinformationssystems kommt zugleich ein für uns neuer Bestandteil in unsere bibliothekarische Arbeit hinein.

Kern des Systems ist ein FU-weit einheitlich angebotener OPAC mit einer Retrievalkomponente und einer Selbstbedienungskomponente. Dieser OPAC ist der den Benutzerinnen und Benutzern sichtbare Teil des Integrierten Bibliotheksinformationssystems.

Der OPAC ist das Ergebnis der in den Bibliotheken geleisteten Arbeit hinsichtlich der Zugangsbearbeitung (Beschaffung und Erschließung) und Bereitstellung von Medien.

Die drei Bereiche OPAC, Bereitstellung und Beschaffung + Erschließung stehen in einer unterschiedlichen Funktionalität zum geplanten Kooperativen Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg, dem ich mich jetzt zu wenden will.

Über den Kooperativen Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg ist schon vielfach berichtet worden. In Kurzfassung handelt es sich um einen völlig neuen Versuch, die Erschließung und die Nachweisform der in einer Region vorhandenen Literatur zu organisieren.

Wenn man den Unterschied zu den bisher üblichen Formen wiederum in einem Schlagwort ähnlich wie bei der Bibliotheksverwaltung charakterisieren will, kann man sagen:

KOBV bedeutet:

• Opas Zettelkatalog ist tot
• es lebe der virtuelle Zentralkatalog

Auch hierzu habe ich zwei Abbildungen, die dies erläutern sollen.

Zum einen die Abbildung eines traditionellen zentralistischen Verbundes, in dem die Terminals der angeschlossenen Bibliotheken auf eine Verbundzentrale auf Großrechnerbasis ausgerichtet sind. Dies ist die Struktur des gegenwärtigen Bibliotheksverbundes Berlin-Brandenburg (BVBB).

(Die Abbildung habe ich dem Aufsatz von Joachim Lügger: Wo ist der OPAC der virtuellen Bibliothek? Strukturen des Kooperativen Bibliotheksverbundes. Mai 1997 entnommen. Der Aufsatz ist verfügbar als WORD2.0-Dokument, WORD6-Dokument, Postscript-Datei.

Zur Erläuterung der möglichen Gestaltungsformen habe ich nochmals aus dem eben gezeigten Bild des KOBV den FU-Bereich vergrößert dargestellt.

Wenn man dieses Bild mit dem vorhin gezeigten Bild des zentralistischen Verbundes vergleicht, erkennt man, daß wir mit der Einführung des Integrierten Bibliotheksinformationssystems wenigstens teilweise die zentralistischen Strukturen bisheriger Verbundsysteme aufrechterhalten. Wir wollen dies auch von der Vorstellung geprägt realisieren, daß es sich bei dem Bibliothekssystem der Freien Universität Berlin immer noch um eine Einheit handelt, bei der es etwas Gemeinsames geben muß: den einheitlichen Nachweis der in der FUB vorhandenen Medien. Das schließt im übrigen nicht aus, daß es auf der regionalen Ebene auch Koppelungen von Teilsystemen verschiedener Hochschulen geben kann, indem etwa alle naturwissenschaftlichen Bereiche aller Hochschulen einen virtuellen Katalog bilden. Ich habe dies mit dem Begriff "Profile" auf der zentralen Ebene angedeutet.

Bei der Zahl der lokalen Systeme habe ich in der schematischen Darstellung keine Zahl eingetragen. Hierbei folge ich der Auffassung der Expertengruppe zur Begutachtung der Strukturvorstellungen für eine zukünftige Bibliotheksstruktur, daß es keine aus der eingesetzten Technik begründbare Reduzierung auf 6 oder 9 Bibliotheksverwaltungssysteme gibt. Es können 15 Systeme sein, aber auch 50 oder 100.

Es gibt aber zwei Rahmenbedingungen, die für die Konstruktion eines solchen Systems berücksichtigt werden müssen:

• das für Investitionen in das Bibliotheksinformationssystem zur Verfügung stehende Geld
• und das für den Betrieb eines solchen Systems zur Verfügung stehende Personal.

Die Einführung eines solchen Systems setzt voraus, daß die notwendige Infrastruktur vorhanden ist, um die Bibliotheken und Nutzer miteinander zu verbinden. Dieses Programm läuft unter den Stichworten "Außerhausvernetzung" und "Innerhaus-Vernetzung". Hierfür stehen insgesamt über 11 Millionen DM bereit, die teilweise bereits investiert worden sind. Diese Infrastrukturmaßnahme ist aber in jedem Fall für die Freie Universität Berlin durchzuführen, egal, ob und wann wir ein Integriertes Bibliotheksinformationssystem bekommen.

Da wir jedoch seit längerem wissen, daß wir ein solches Bibliotheksinformationssystem dringend brauchen, haben wir versucht, entsprechende Haushaltsvorsorgen treffen zu lassen. So stehen seit geraumer Zeit 5 Millionen DM im Investitionshaushalt der FUB für die Beschaffung bereit, deren Ausgabe davon abhängt, daß der Wissenschaftsrat zu unseren Vorstellungen seine Zustimmung gibt und wir ein für unsere Zwecke geeignetes System gefunden haben.

Offen ist noch, wie die Implementierungskosten einzelner Systeme in den Bibliotheken finanziert werden sollen. Wir haben diese Kosten in früheren Berechnungen auf etwa 1,9 Millionen DM geschätzt. Eine neue Schätzung wird allerdings erst möglich sein, wenn bekannt ist, welche Bibliotheksstruktur die Freie Universität Berlin in Zukunft haben wird.

Die Beschaffung eines Integrierten Bibliotheksinformationssystems ist so aufwendig, daß sie nur über ein Förderungsverfahren nach dem Hochschulbauförderungsgesetz zu realisieren ist.

Als Zwischenstand zum HBFG-Verfahren ist zu berichten, daß wir auf Aufforderung durch die Senatskulturverwaltung gleichzeitig mit den anderen Hochschulen in Berlin, die sich am KOBV beteiligen, also TU, HdK und HU, und dem Konrad-Zuse-Zentrum für Informationstechnik Berlin (ZIB) als Projektträger für die Suchmaschine einen entsprechenden Antrag auf Förderung der Maßnahme nach dem Hochschulbauförderungsgesetz bei der Deutschen Forschungsgemeinschaft gestellt haben. Die DFG hat empfohlen, von der von uns beantragten Summe von 4.998.025 DM nur 3.369.000 DM aus HBFG-Mitteln mitfinanzieren zu lassen, weil die DFG in unserem Antrag 869.170 DM an nicht HBFG-fähigen Nebenkosten (Transportkosten, Installationskosten für Server und PCs, Projektmanagement) und die Kosten für die Anwenderschulung in Höhe von 203.000 DM herausgerechnet hat. Die restlichen zu unserer Antragssumme fehlenden 557.000 DM gehen auf die Auffassung der DFG zurück, daß unsere Hardware-Ausstattung als zu groß dimensioniert angesehen wird.

Diese Empfehlung muß uns aber zunächst nicht schocken. Sie bedeutet lediglich, daß die Differenz zwischen der HBFG-Empfehlung und unserer Kostenschätzung voll von der FU getragen werden muß und dafür kein 50-prozentiger Bundeszuschuß eingeworben werden kann. Das Geld als solches ist dafür vorhanden.

Einsparungen können sich auch durch die gemeinsame Auswahl eines Integrierten Bibliotheksinformationssystems durch die vier beteiligten Hochschulen ergeben. Davon geht zumindest die Senatsverwaltung aus. Wir mußten zwar unseren HBFG-Antrag auf ein bestimmtes System orientieren, haben aber zugleich deutlich gemacht, daß damit nur eine finanzielle Größenordnung angegeben werden sollte, aber nicht bereits die Entscheidung für ein bestimmtes System getroffen worden ist. Dies wird erst Ende Februar 1998 nach Abschluß der Auswertung der gegenwärtig laufenden gemeinsamen europaweiten Ausschreibung für ein solches System möglich sein.

Gewisse Sorgen macht mir allerdings die reduzierte Empfehlung für die Hardware-Ausstattung, weil höchstens drei zentrale Server beschafft werden sollen, die in einem Cluster aufgestellt werden sollen, um den Betreuungsaufwand und die Investitionskosten zu senken. Dies bedeutet, daß wir entgegen unserer ursprünglichen Planungen keine bereichsspezifischen Server beschaffen können. Damit ist unser Konzept eines FU-Verbundes, wie ich ihn oben dargestellt habe, zwar technologisch zu realisieren. Ob dies auch hochschulpolitisch akzeptiert wird, vermag ich im Moment nicht zu sagen.

Als zweite Rahmenbedingung für die Zahl der insgesamt an der Freien Universität Berlin einzurichtenden Systeme nannte ich die Personalausstattung. Grundsätzlich muß man davon ausgehen, daß solche Systeme nur dann sinnvoll installiert werden können, wenn genügend qualifiziertes Personal für ihre Bedienung vorhanden ist. Schon bei der Erwerbungskatalogisierung, die am Anfang des bibliothekarischen Arbeitsprozesses steht, ist eine gute Regel- und Systemkenntnis erforderlich, um aus dem Fremddatenangebot eine zur Weiterverarbeitung geeignete bibliographische Beschreibung auszuwählen bzw. um bei Nichtvorhandensein als Fremddatum eine strukturierte Dateneingabe vornehmen zu können. Andererseits muß man darauf achten, daß solche Systeme jederzeit von entsprechend qualifiziertem Personal bedient werden können.

Das zwingt zu einer mindestens gemäßigten Zusammenfassung von entsprechend qualifiziertem Personal in Arbeitsgruppen, die sich dann auch gegenseitig vertreten können. Das heißt nach meiner Meinung gleichzeitig Abschied nehmen von dem in einer Bibliothek allein vor sich hin werkelnden Bibliothekar.

Die von mir angedeutete Notwendigkeit der Zusammenfassung von entsprechend qualifiziertem Personal zu Arbeitsgruppen erfolgt zu einer Zeit, in der (auch unabhängig von der Einführung eines solchen Systems) die FUB sich von etwa 30 % ihrer Stellen im Bibliotheksbereich trennen soll.

Rechnet man diese 30 % auf das jetzt zur Verfügung stehende Personal um, bedeutet dies, daß etwa 140 Stellen dauerhaft zu streichen sind, also eine Größenordnung, die etwa die gesamte Personalausstattung der Universitätsbibliothek umfaßt.

Diese Stellenstreichungen müssen aber gleichzeitig berücksichtigen, daß die Zahl der Bibliotheksstandorte kurzfristig nicht wesentlich reduziert werden kann. Kleinere Zusammenlegungen von Bibliotheken wie bei der Veterinärmedizin , den Geowissenschaften oder den Historikern werden wohl noch 1998 erfolgen. Die nächste größere Zusammenlegung etwa zur Philologischen Bibliothek wird wohl erst im Jahr 2002 möglich sein.

Sind aber entsprechend viele Bibliotheksstandorte weiterhin offen zu halten, kann das für die Öffnungszeiten benötigte Personal nicht so stark abgebaut werden, wie es seinem Anteil an den Stellen entspricht. Ich sehe daher in Prozenten ausgedrückt in relativ kurzer Frist folgende Rückgänge bei den einzelnen Personalgruppen:

• Mittlerer Dienst von 191 auf 160 = Rückgang um 20 %
• Gehobener Dienst von 170 auf 100 = Rückgang um 42 %
• Höherer Dienst von 45 auf 20 = Rückgang um 55 %
• Studentische Hilfskräfte von 358 auf 150 = Rückgang um 138 %

Es ist leicht zu erkennen, daß ich den stärksten Rückgang neben dem Bereich "Studentische Hilfskräfte", die durch "Überhangpersonal" ersetzt werden könnten, beim Diplompersonal und dem Höheren Dienst erwarte.

Wenn aber beim Diplompersonal ein Rückgang um 70 Stellen erwartet werden muß, kann in der Planung nicht davon ausgegangen werden, daß alle bisher bestehenden Fachbibliotheken mit einem Integrierten Bibliotheksinformationssystem ausgestattet werden oder weiterhin von einer Diplomkraft ganztags betreut werden. Wieviel es letztlich sind, kann erst eine Personalbedarfsplanung bringen, die aber erst nach der endgültigen Entscheidung über die zukünftige Bibliotheksstruktur dieser Universität in Angriff genommen werden kann.